雅安市律师协会档案管理制度

本站网友 · 发表于 2020-3-29 20:36:01

雅安市律师协会档案管理制度



（2010年10月13日雅安市律师协会第三届理事会二次会议通过）

第一章  总  则

第一条  为确保管理本会及其各项工作的健康持续发展，规范档案管理，提高工作质量，特制定本会档案管理制度。
第二条  本会档案工作由秘书长负责，秘书处具体管理。秘书处要安排工作人员负责档案管理工作的具体操作，并根据有关标准统一制定文件材料的整理、立卷、编目等规则。
第三条  本档案管理制度涉及书面档案与电子档案两大类。

第二章  归  档

第四条  各机构要严格执行档案材料统一管理的原则，凡协会工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按相应要求及时交秘书处归档保存。
第五条  归档范围：会员大会、会员代表大会、理事会、会长办公会、监事会、秘书处、专门委员会、专业委员会等机构形成的相关材料、协会规章制度、文件档案、工作计划、工作总结、重大活动策划、协会出版物及其它具有保存价值的文档材料。
第六条  协会长期留存的纸介质材料、图片、视频影像材料等要以年为单位制作电子档案，妥善保存。
第七条  协会会员大会、会员代表大会档案应在换届选举确定信息两周内及时进行登记与建立，并由档案管理人员归档。
第八条  对于协会组织或参与承办的大型活动档案（包括相关的视频资料），各个相应参与部门应尽快整理并归档。秘书处应该在活动结束之后一周内整理档案。
第九条  每年工作结束的前两周内，各机构应将需要进行存档的各种纸介质档案、电子档案等各种材料进行统一清理并移交秘书处。
第十条  归档的文件内容必须真实、准确，纸介质文件用黑色钢笔、黑色碳素笔或水笔书写。涉及证件、原件（或复印件）要求种类齐全、份数完整。
第十一条  每年末秘书处档案管理人员应将协会需要归档的文件，进行分类汇总、按归档要求整理，核实检查，保证档案的完整性，并做好相应的登记、统计工作。

第三章  立卷编目和装订

第十二条  立卷时，对案卷材料要进行整理。书面档案一般一式一份，存档应为原件，必要时留存影本。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面，字迹难以辨认的应附上抄件。卷面及所有材料统一使用A4纸，小于卷面的材料，应粘贴在A4规格的白纸上。大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐，不得将大出的部分剪切掉。未留装订线的材料应补贴加边。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的订书钉等金属物品应全部剔除干净。
第十三条  卷内文件的排列一般按重要程度或时间顺序依次排序，必须保证文件的条理性和有序性。排列好的卷内文件一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。
第十四条  档案归档时应认真填写卷宗目录，标明每份材料所在的页号，做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。
第十五条  卷宗统一在左侧装订，使用棉线绳，三孔一线。
第十六条  档案管理人员应在卷盒封面和背脊注明档案号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等。档案编号按归档时间顺序编写。书面档案与电子档案应采取同样的编号加以管理。编号由三部分组成，即“部门代号+时间（年、月、日）+活动名称或档案内容”。其中，部门代号为部门简称的拼音开头字母（如“秘书处”为MSC）。
第十七条  档案管理人员完成书面档案整理立卷装订，经秘书长审阅盖章后形成正式档案。对保存的书面档案应当编入《案卷目录》，供档案管理检索使用。
第十八条  秘书处管理的书面档案存放在专用柜架，在排列上架时，应按照类别的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。存放照片、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专柜内。电子档案的保存地点可以多样化，可以在本会的专用邮箱中留有备份。

第四章档案借阅制度

第十九条  查阅本会档案经秘书长批准后，并填写《档案查阅登记簿》，办理相关登记手续方可进行查阅。
第二十条  查阅档案不得损坏和遗失。查阅人员不可擅自转借，不得折叠、剪贴或抽页、拆封档案，严禁在档案上勾画、涂抹、添加文字等。
第二十一条摘抄复制档案必须说明理由。未经同意不得摘抄档案材料，同意摘抄的材料须经档案资料负责人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案室。档案的出室借阅须另向主管人员申请并备案。
第二十二条  档案归还时，经档案管理人员核查无误后方可归入原处。

第五章档案的鉴定和销毁制度

第二十三条  协会档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期案卷保管期限为二十年至六十年，短期案卷保管期限为五至十五年。保管期限由案件承办人提出建议，秘书长审查确定。换届大会会议材料、重大活动档案资料、重要出版物保管期限为永久保存。
第二十四条  档案的鉴定与清理由秘书长带领相关工作人员组成专项工作小组负责。工作组要依据实际情况核实档案保管期限，对到期档案提出存毁意见。
第二十五条  档案鉴定和清理小组应列出销毁档案的清册并撰写销毁档案报告提请会长会议或理事会审批，销毁清册及报告的档案应保存。
第二十六条  销毁档案时，由二人以上进行监销，在销毁过程中主观失密或对协会造成损失的，将追究其责任。

第六章档案管理人员职责

第二十七条  档案管理人员职责：
（一）努力学习档案相关管理程序，不断提高工作能力，加强沟通，
加强与各部门的联系。
（二）归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷
质量符合要求。
（三）充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅
迅速准确。
（四）做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。
（五）定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，
（六）严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

第七章  附  则

第二十八条  自理事会通过之日起生效。
第二十九条  本制度由理事会负责解释。

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